در چند دهه گذشته، طراحی دفتر مدرن چندین تحول را پشت سر گذاشته است.

اوایل دهه 2000 شاهد از بین رفتن دفاتر دارای اتاق های مجزا و افزایش پلان های باز بودیم و سال 2015 موجی از میزهای پینگ پنگ و فوتبال دستی را به دفاتر آورد.

در حالی که روندهای اداری می آیند و می روند، چیزی که تغییر نمی کند تأثیر محیط اداری بر سلامت و عملکرد کارکنان است.

طراحی فضای کاری با کیفیت منجر به ایجاد فضای کم استرس‌ و پربارتر می‌شود.

طراحی دفتر چگونه می تواند به بازدهی کارکنان شما کمک کند؟

کیفیت طراحی و امکانات رفاهی هر محیط کاری تا حد زیادی نشان می دهد که کارفرما چقدر برای کارمندان ارزش قائل است.

برخی فکر می کنند که هر کارمند باید در جهت بهبود بهره وری خود تلاش کند و به عنوان کارفرما نقشی در این زمینه ندارند. که بدون شک این یکی از خطرناک ترین تفکرات برای یک صاحب یا مدیر کسب و کار است.

محیط های کاری خوب با بهره وری کارکنان و در نتیجه درآمدزایی بیشتر ارتباط مستقیمی دارند.

به همین دلیل است که با وجود اینکه کارمند موظف است روی بهره وری خود کار کند، نمی توانید به بهبود فضای کاری خود توجه نکنید.

شما باید کارکنان خود را تشویق کنید که به اندازه کافی بخوابند، خوب غذا بخورند، و هر کار دیگری که باعث هوشیاری و انگیزه بیشتری برای کار می شود را انجام دهند.

اما معامله واقعی، الهام بخشی به آنان با ایجاد محیطی مناسب است.

در این مقاله، راه‌هایی را بررسی می‌کنیم که از طریق آنها می‌توانید محیطی مساعد برای افزایش بهره وری کارکنان خود ایجاد کنید. لطفا همراه ما باشید!

نقشه ساختمان:

چیدمان فضای اداری شما می تواند تاثیر زیادی بر ارتباطات و همکاری کارکنان داشته باشد.

این مهم است که در هنگام برنامه ریزی چیدمان فضای اداری در نظر بگیرید که چگونه می خواهید تیم های شما در طولانی مدت با هم کار کنند.

اتاقک های بسته می توانند کارکنان را منزوی کرده و تفرقه ایجاد کنند. اما این روش همیشه هم چیز بدی نیست، اگر کارمندان باید بر روی پروژه تمرکز داشته باشند، گاهی اوقات به فضاهای فردی نیاز دارند.

اگر این موضوع در کسب و کار شما مهم است، سعی کنید فضاهای مشارکتی و ملاقات را ایجاد کنید که در آن تیم ها بتوانند برای افزایش خلاقیت و همچنین تمرکز، جلسات طوفان فکری برگزار کنند.

رنگ ها:

روانشناسی رنگ در محیط کار بسیار مهم است. رنگ می تواند بر همه چیز از بهره وری گرفته تا خلق و خوی افراد تاثیر بگذارد.

برخی از دفاتر به رنگ‌های خنثی پایبند هستند، با این حال، مطالعه‌ای که توسط دانشگاه تگزاس انجام شد نشان داد دفاتر بیش از حد خاکستری، بژ یا سفید منجر به افزایش علائم غم و اندوه و افسردگی در زنان می شود و این حالت برای مردان در محیط‌های بیش از حد نارنجی یا بنفش می‌شود.

نکته کلیدی یافتن تعادل مناسب بین رنگ ها و شکستن آنها در صورت امکان است.

  • رنگ آبی می تواند تاثیر مثبتی بر بهره وری داشته باشد و به عنوان آرامش بخش یا قابل اعتماد دیده شود.
  • رنگ زرد به عنوان رنگی خوش بینانه در نظر گرفته می شود و می تواند الهام بخش خلاقیت باشد. فعالیت ذهنی را تحریک می کند و برای استفاده در فضاهای خلاق عالی است.
  • رنگ قرمز می تواند انرژی ذهنی را افزایش دهد و باعث افزایش کارایی شود. بهتر است از آن به عنوان اثاثیه استفاده شود و نه در فضاهای وسیع – اگر بیش از حد از آن استفاده شود، می تواند بسیار قوی باشد.
  • رنگ سفید نشان دهنده خلوص و تمیزی است، می تواند فضاهای خاصی را بزرگتر نشان دهد، اما اگر با رنگ های دیگر متعادل نباشد، می تواند فضاها را استریل کند. آثار هنری و ویژگی‌های گرافیکی می‌توانند رنگ را تزریق کنند – نیازی به طراحی مجدد ندارید.
  • رنگ سبز می تواند تاثیر آرام بخشی داشته باشد، نشان دهنده تعادل و رشد است. این رنگ نشان دهنده محیط طبیعی ما است و یک راه عالی برای معرفی سبز از طریق گیاهان و حتی دیوارهای زنده است.

پیشتر در مطلبی به برخی مبانی برای استفاده درست رنگ در طراحی داخلی پرداخته ایم.

گیاهان:

روانشناسان می گویند دفاتر بدون عکس، رنگ یا هر گونه مزاحمت دیگری سمی ترین فضایی هستند که می توانید یک انسان را در آن قرار دهید.

دکتر کریس نایت از دانشگاه اکستر به این نتیجه رسید که؛ تنها استفاده از چند گیاه در محیط کار باعث افزایش 15 درصدی بازده کارکنان می شود؛ زیرا کارمندانی که فعالانه با محیط اطراف خود درگیر هستند، کارکنان بهتری هستند.

وجود گیاهان شرایط مرتبط با استرس مانند اضطراب، خستگی و خصومت را کاهش می دهد. آنها هوای تمیزتری تولید می کنند و به ایجاد محیط کاری بهتر کمک می کنند.

تنها استفاده از چند گیاه به ایجاد یک محیط کاری سازنده و مثبت کمک می کند.

نور طبیعی و مصنوعی:

نور خوب به کارکنان کمک می کند تا هوشیار و سالم باشند.

نباید نور اضافی یا ناکافی در دفتر خود داشته باشید. تحقیقات نشان می دهد که نور طبیعی بهترین گزینه برای داشتن یک محیط کاری است زیرا بیشتر نورهای مصنوعی باعث سردرد می شوند و در صورت استفاده بیش از حد می توانند بر قدرت بینایی تأثیر بگذارند.

کارمندانی که میزهای خود را نزدیک پنجره قرار داده اند، اکثراً آرام هستند و همیشه روحیه مناسبی برای کار دارند.

اما نکته اینجاست که فراهم کردن نور مصنوعی آسان تر از نور طبیعی است. همچنین نور کم به مغز انسان کمک می کند تا خلاق شود.

این دو تعریف به ظاهر ضد و نقیض به ما می گوید که برای نتایج مطلوب باید نور مصنوعی و طبیعی را در دفاتر خود ترکیب کنید.

محل قرارگیری میزهای کار در اتاق و استفاده از نورهای مصنوعی مناسب با فضا یکی از تخصص های طراحان و معماران داخلی است.

آثار هنری متناسب:

تایپوگرافی الهام بخش قطعاً محل کار شما را از نظر زیبایی شناختی دلپذیر می کند و بازدیدکنندگان را تحت تأثیر قرار می دهد.

همچنین هنر، به طور کلی، محیط مناسبی را برای کارایی، بهره وری و خلاقیت کارکنان ایجاد می کند.

بسته به نوع هنری که شما و کارمندانتان ترجیح می‌دهید، هنر به شما کمک می‌کند تا در تبلیغات کمپین خود خلاق شوید ( اگر شرکت تبلیغاتی دارید )، با مشتریان خود ارتباط بهتری برقرار کنید و به دنبال راه‌های موفقیت‌آمیز بیشتری باشید.

به عنوان مثال، آویزان کردن یک نقاشی زیبا از طلوع خورشید، همیشه کارمندان را هر روز صبح در حال و هوای کاری قرار می دهد.

تجهیزات مناسب:

زیرساخت های اداری تعیین می کند که کارها چگونه در دفتر اجرا می شوند و کارمندان چگونه مسئولیت های اصلی خود را انجام می دهند.

یک مطالعه در سال 2020 نشان می دهد که شرکت ها به دلیل کندی فناوری و کمبود امکانات بهره وری خود را تا 4 هفته به ازای هر کارمند از دست می دهند.

علاوه بر این، تقریباً 65٪ از کارمندان آمریکایی گزارش می دهند که اگر ابزارهای مناسب برای کار با آنها داده شود، انگیزه بیشتری برای کار کردن خواهند داشت.

میز و صندلی مناسب برای هر موقعیت کاری:

وقتی کارمندان ساعت ها تلاش می کنند تا یک موقعیت نشستن راحت پیدا کنند، دچار استرس، بی انگیزگی می شوند.

همچنین، میزهای کوچکی که سازماندهی فضاهای کاری را برای افراد سخت می کند، همیشه تمرکزی را که برای کار موثر نیاز دارند، از بین می برد.

در حقیقت، توانایی مغز انسان برای پردازش اطلاعات جدید به دلیل محیط های کاری نامرتب و نامناسب به طور جدی به خطر می افتد.

مطالعات دیگر نشان داده‌اند که می‌توان با تعویض مبلمان قدیمی با مبلمان مدرن و راحت، روحیه کارکنان را تا 18 درصد افزایش داد. از اینرو، ضروری است که روی مدرن ترین و راحت ترین میز و صندلی ها برای دفتر خود سرمایه گذاری کنید.

ایجاد یک مکان آرام در محل کار:

کم سر و صدا نگه داشتن دفتر کار سختی است، زیرا به سختی می توان افراد را مجبور کرد که صحبت نکنند، به خصوص زمانی که در یک دفتر با چیدمان باز هستند.

اما افراد زیادی هستند که به همان اندازه که تلاش می کنند، نمی توانند در فضاهای پر سر و صدا به طور موثر کار کنند.

برخی دیگر بدون داشتن مقداری نویز پس زمینه نمی توانند سازنده باشند. بنابراین، چگونه می توانید بین این دو دسته از افراد تعادل ایجاد کنید؟

بهترین کار این است که برای کسانی که عاشق سر و صدا هستند، صداهای محیطی مانند موسیقی باران را در دفتر پخش کنید و یک فضای آرام که در آن کسانی که دفاتر پر سر و صدا را دوست ندارند، بتوانند برای مدیتیشن و استراحت بروند.

سخن پایانی:

طراحی دفتر در طول سال ها تکامل یافته است و از دفاتر اتاقکی به سمت محیط های بازتر و خلاقانه تر حرکت می کند.

در گذشته، سازمان ها فرض می کردند که کارکنان باید در جایی کارکنند که کارفرما میخواهد و باید بازدهی حداکثری داشته باشند. اما چیزی که برخی از کسب و کارها متوجه می شوند این است که باید محیطی ایجاد کنند که مردم بخواهند در آن کار کنند.

همه چیز از صندلی تا طراحی دفتر بر رفاه کارکنان تأثیر دارد و به شدت با بهره وری و عملکرد مرتبط است.

فضای کاری شما تاثیر مستقیمی بر جذب و حفظ سرمایه انسانی دارد، پس در انتخاب، طراحی و باز طراحی آن دقت و هزینه لازم را در نظر داشته باشید.